L’UGP est chargée de :
* Préparer la planification globale et périodique du projet
* Décider des modalités de gestion
* Approuver la planification trimestrielle et annuelle du projet
* Valider les budgets d’activités annuels du projet ;Organiser l’arbitrage budgétaire
* Approuver les projets de rapports annuels et périodiques du projet
* Veiller à la synergie des interventions du projet
* Conseiller le Coordonnateur du Projet.
Elle est dirigée par un Coordonnateur et composée des équipes opérationnelles des organisations formant le consortium de mise en œuvre. Ces équipes, les chevilles ouvrières du programme, sont chargées non seulement de la mise en œuvre du plan d’actions du Programme et du rapportage en fonction de la répartition des activités entre les trois organisations mais aussi des aspects transversaux du Programme (communication, Suivi-Evaluation, rapport IATI) et de la gestion financière.
Elle se réunit une fois par mois en séance régulière. Mais, en fonction des besoins et ou sur demande du coordonnateur du projet ou des chargés de projet pays, elle peut se réunir autant de fois que nécessaire.
L’UGP comprendra :
- Un coordonnateur du projet et quatre (04) autres membres dont un Gestionnaire-Comptable
- Un Chargé du suivi-évaluation et de la capitalisation
- Un Chargé de la communication
- Un personnel d’appui composé de onze (11) Chargés de Projet Pays à raison d’un par pays
- Un Conducteur de véhicule
- Un Secrétaire
- D'Agents d’Entretien et d’Agent de Sécurité.
Attribution des membres de l’Unité de Gestion du Projet (UGP)
* Coordonnateur du Projet
Ses attributions sont entre autres :
- Préside l’Unité de Gestion du Projet.
- Coordonne la mise en œuvre du projet dans les 11 pays pilotes du projet.
- Assure la gestion quotidienne de l’exécution de la convention de financement.
- Assure le secrétariat des sessions du Comité de Pilotage.
- Prépare la planification globale du Projet.
- S’assure de la bonne gestion administrative, financière et comptable globale du projet.
- Valide le budget global annuel du Projet.
- Valide les Termes de Référence des activités du Projet.
- Approuve les plans de travail et les budgets annuels.
- Assure la consolidation des rapports technique et financier périodiques et global du Programme.
- Faire l’assurance - qualité des rapports techniques, financiers et comptables.
- S’assure de la performance du mécanisme de suivi et des stratégies de communication du Projet.
- S’assure la mise en œuvre des recommandations des missions de suivi interne.
- S’assure de la capitalisation des acquis et succès du projet.
- Assurer la représentation du projet auprès des partenaires financiers et au plan médiatique
* Chargé du Suivi Evaluation et de la capitalisation
Sous la responsabilité du Coordonnateur, il est chargé de :
- Elaborer/finaliser les outils de suivi-évaluation du projet.
- Mettre en œuvre le système de suivi-évaluation du projet.
- Assurer le rapportage semestriel de la mise en œuvre du système de suivi évaluation et la documentation des bonnes pratiques du projet (capitalisation).
- Mettre en œuvre les recommandations des missions de suivi interne.
